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选好人抓好管理 把好关用好档案

发布时间: 2012-12-13 05:18    来源:柏杨小学
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学校的各项档案资料是师生在教学实践和教育管理以及活动过程中形成的真实记录,是学校建设和发展的历史见证。实现学校档案的规范化管理,是学校工作的重要组成部分,也是总结教育经验,改善管理方式,提高教育质量的重要手段。那么,学校如何才能真正把档案管理工作做好呢?
一、选好两个人——分管行政、档案工作者
分管行政要有较强的档案管理意识,有一定档案管理知识,要协调督促学校各室及所有教师积极配合支持档案管理人员工作。
对于档案管理人员的选择尤为重要,一般应从三方面来考虑:
1、胆大心细:“胆大”主要是指性格上不怕得罪人,哪怕是校长提供的资料不规范、不按时、不完善,也敢于指出并要求重新提供。“心细”主要是指在具体工作中对归档资料的收集整理、规范审查(项目内容、用墨用纸、票据张贴、表册填写等)、分类装订、电子录入、日常维护、借阅管理等方面,一定要做有心人。
2、善于学习:主要是指对档案管理的法规、计算机知识技能的掌握、档案收集的内容、归档资料要求、类别、装订等相关的知识的理解和掌握,并确保在实际工作中正确运用。否则,越努力问题反而越多。
3、舍得奉献:中小学没有档案管理人员编制,专业对口与专职工作根本无法实现,一般均为兼职人员。而且很多工作要靠加班完成(特别是假期中)。目前虽然实施绩效工资,但许多学校根本不可能在总额中考虑多少,而且加班费用又无其它渠道解决。所以只能靠档案管理人员的良好素质和奉献精神来支撑。
二、干好三件事——舍得投入、平时收集、定期整理
1、重视档案基础设施投入。一是配齐档案管理必备的设备设施,如:档案室(档案查阅室)、档案柜、打孔机、缝纫机、温湿度计、灭火器等;二是根据档案工作发展要求,添置现代化的档案管理设备设施,如:电脑、档案管理软件、照相机、摄像机、复印机、扫描仪等,逐步实现档案管理的科学化、现代化。
2、注重平时资料收集检查。学校档案不同于一般的文献资料,它是学校中的组织和个人直接使用原始文件材料的转化物,不是随意或事后编写出来的。因此必须及时收集。我们的做法时:书面通知项目内容到各办公室、分类规定上交时间、要求,落实具体责任人员收集保管。
3、定期进行分类整理归档。一类是按档案管理要求需进入档案室并按规定类别和期限存放管理的;二类是按校务公开要求需进入工会管理的;三类是各级各类创建活动的系统档案(如:绿色学校、依法治校示范、应急管理示范校、廉洁文化进校园示范校等);四类是学校行政管理和对外宣传所需资料整理(如:学校内部管理资料汇编、学校文化建设规划解读、柏杨小学十年发展掠影、校园文化展评活动汇集等)。这四类资料中虽然有些会重复,但这样分类整理后却非常有利于学校的管理。
三、把好五个关——用人、培训、审查、管理、使用
1、用人关:一是分管行政;二是档案管理工作者。
2、培训关:一是档案管理工作者(走出去、请进来等方式,重点是法规、要求、方法、技能方面的提升);二是全体教师(重点是平时资料的规范要求,借阅使用规章制度的遵守等)
3、审查关:一是资料的种类是否收集齐全;二是所收集的资料是否符合要求;三是资料的分类是否符合规定;四是归档装订是否符合规范。
4、管理关:一是平时档案室资料的安全管理;二是档案借阅归还的管理。
5、使用关:档案资料不是碰不得的古董,更不是锁在橱柜里的废纸。加强档案资料的使用,才能真正体现档案信息的价值。为教职工查阅档案提供方便,同时对反馈信息进行综合性的分析,找出工作中的不足,才能促进档案管理的提升。
总之,学校档案管理是一种比较特殊的专业工作,需要我们行政特别的重视、工作人员特别的负责、全体教师特别的配合,才能让这项特殊性的工作,体现出特别的成效。
    
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